収納ガイド

2017.06.22

Question

書類や文房具の収納術とは?

契約書や請求書、取扱説明書、さらに子どもが幼稚園や学校からもらってくるお便りなど、書類がどんどん増えていき、どう収納したらよいものかと困っています。必要な時にはどこにあるか分からないし、どこまで保存しておくべきなのかも迷ってしまいます。書類の収納方法について教えてください。

Answer

書類は要・不要を瞬時に判断し、必要な書類はパソコンのフォルダの要領で整理収納しましょう!

情報提供:整理収納アドバイザー 角一 まり子

みなさんは必要な書類や文房具をすぐに取り出せず、探すことに時間を費やした経験はありませんか?

書類やDMが山積み、片付けはつい後回しになってしまう…なんてこともしばしば。
チラシ、レシートやDMを始め、学校からのお知らせなど、家庭に入り込んでくる書類の数は年々増える一方。

家庭では会社と違って、書類の処分に明確なルールがなく悩まれている方も多いかと思います。

また文房具の場合は、見つからないと買い、もらっては増え…知らないうちに大量になっているということはありませんか?

少しの工夫や"整理収納法"を理解し実践することで"使いやすく、戻しやすい仕組み"は整います。書類や文房具が溢れない、すっきりとした空間を手に入れましょう!

契約書など重要書類の整理収納方法

書類の大半は郵送などでご自身の意思と関係なく入ってくるモノではないでしょうか?

気が付けば増え、必要か不必要かも判断できないまま、積み上げてしまい、どこに何があるか分からなくなり、雪崩のように崩れてしまう…。

書類は立てて収納
書類は平置きにせず、必ず立てて収納しましょう。 立てて収納することで一気に見やすくなり、管理もしやすくなります。

パソコンのファイル管理のように整理
書類整理は、パソコンのファイル管理と同じイメージで始めてみましょう!

フォルダに名前を付けて保存するように、ファイルケースやクリアファイルに見出しを付けて、どこに何が入っているのか分かるようにしましょう。見出しを付箋にすれば、中身が変わっても簡単に取り替えができます。

グループごとにファイルに収納
クリアファイルやファイルケースごとにグループにまとめて管理しましょう。
例えば、生命保険や自動車保険、賃貸やローンの契約書などの重要な書類。これらの書類は【保険】【自動車】【住宅】などファイルに見出しを付けて分けます。
グループごとに管理しておくとサッと取り出すことができます。

また、送られてきた書類の行き先が決まることで、溜めることなくサッと収納することができます。

契約書など重要書類は頻繁に見るモノではないですが、突然必要になる書類。見出しを分かりやすく分けておくことで探しやすく、突然の事態にも対応できます。

定期的要・不要の見直しを
溜まりがちな書類は定期的に見直しすることも忘れずに。ファイルが膨れてきたら中身を一度
出して、期限が切れているモノや、定期的に更新されているモノは処分するようにしましょう。

保証書、取扱説明書の整理収納方法

取扱説明書や保証書は、電化製品などを購入すれば必ず付いてきますよね。
これらの書類は意外にかさばり、保管方法が分からないので、とりあえず故障した時のために置いている、という方も多いのではないでしょうか?

ファイルに入れてインデックスシートを付ける
取扱説明書はクリアポケットつきのファイルに入れ、インデックスシートを付ければ見たい説明書がサッと取り出せます。一冊にまとめ、一か所に保管しましょう。

説明書はメーカーのサイトで見られるモノもありますので、スペースがなければ処分できるモノは処分しましょう。

小さな保証書や説明書は中身が見えるジッパー付き袋などにまとめます。保証書・説明書など行き先を決めてバラバラにならないようにすることもポイントです。

多くの電化製品は一年程度で保証期間が終わるので、一年ごとに不要な保証書をチェックすることも忘れずに!

ダイレクトメールなどの整理方法

今後見ないモノは即処分 ポストに入ったチラシやダイレクトメールなどは、もらった瞬間に「必要かそうでないか」判断し、不要ならすぐに処分します。残してもおいても、今後見ないモノは後回しにせず、必要なモノだけ残す習慣を付けましょう。

玄関にゴミ箱を用意
毎日処分する紙モノは処分しやすい環境を作っておくことも大切です。 玄関にゴミ箱を用意し、チラシなどを外から室内に入れない工夫も効果的です。

一時置き場を用意
時間が無くすぐに処分できない場合、むやみにテーブルやカウンターに置くのではなく、一時置きのカゴなどを用意しておくと散らかりにくく、見直しやすくなります。

書類のデジタル化
家庭に入ってくる紙モノはデータ化して残す、デジタル収納を取り入れてみるのもおすすめです。

いつか必要になりそうな書類や必要かどうか迷うモノは、書類をスキャナーで読み込んでデジタル化し、ペーパーレスを目指すと書類が溜まることなく保存でき、管理しやすくなります。

書類をスキャナーで保存した際は、種類や人別にフォルダに分けて探しやすく、どんな時でも準備できる状態を作っておきましょう。

スマートフォンで専用アプリを使用すれば、保存したデータを共有することもできますよ。

ご自身のライフスタイルに合わせて、書類の整理力をアップさせましょう!

文房具の整理収納法

知らないうちに増えているのが文房具。目的もなく色々な場所に文房具が置いてあるということはありませんか?

持っているモノを全て出してみる
まずはいったん持っているモノを全て出し、ボールペン、マーカー、マジックというように種類別に分けます。インクが出ないモノや、書きづらいモノが出てきたら処分しましょう。

使いやすい収納場所を決める
収納する場所は、スペースに合わせて引出しでもペン立てでも、トレイでも構いません。何より使いやすく戻しやすい定位置を決めることがポイントです。

家に固定電話がある方は、電話の近くにペンとメモがあると便利ですよね。家族みんなが使う場合は、リビングのチェストやテレビ台の下など、目的に合わせ家族が使いやすく戻しやすい定位置を決めましょう。

また、定位置を一ヶ所に決める必要はありません。使う用途に合わせてグループ分けも考えてみましょう。例えば、宅配便を出す機会が多いなら、送り状、ボールペン、はさみ、ガムテープなどをまとめた荷造りセットを作っておくと使う時にサッと準備ができますよ。

空間を仕切って収納
文房具は小さく、細かいモノが多いのでごちゃつきやすくなります。
引出しに収納する場合、引出しの高さに合うケースを使用し、ペンや付箋など種類ごとに収納します。

収納する際はきちんと空間を仕切って、取り出しやすくしましょう。
引出しなどの四角い空間には、四角い収納グッズを使用します。100円グッズでも仕切りの動かせるカゴなどを選び、細かいモノも使いやすく収納しましょう。

ライフスタイルや家族の動きを見て、「どの場所にどのような文房具があると便利かな」と日々の行動を見直すと考えやすいかと思います。

整理収納で情報整理を

処分する判断が難しい書類や溜まりがちな文房具は、それぞれに合った整理収納法を知ることで、グッと管理しやすくなります。書類は情報社会だからこそ、いつも新鮮な情報を得ることができる仕組み作りを心がけましょう。

文房具は決してたくさん持つ必要はありません。お気に入りのペンを見つけることで、モノを大事にして、増やさない工夫もしてみて下さい。

後回しにしがちなモノにもしっかり向き合うことで、ワンランクアップした快適な空間が整いますよ。

情報提供:整理収納アドバイザー 角一 まり子

整理収納アドバイザー2級認定講師、ファイリングデザイナー2級。インブルーム株式会社にて多くのお客様のご自宅で整理収納サービスを行う。世代や環境に合わせ、様々な角度から「快適で暮らしやすく、そして美しい」空間づくりを提案。