収納ガイド

2018.02.28

Question

書類や文房具の収納術とは?

契約書や請求書、取扱説明書、さらに子どもが幼稚園や学校からもらってくるお便りなど、書類がどんどん増えていき、どう収納したらよいものかと困っています。必要な時にはどこにあるかわからないし、どこまで保存しておくべきなのかも迷ってしまいます。書類の収納方法について教えてください。

Answer

書類は要・不要を瞬時に判断し、必要な書類はパソコンのフォルダ整理の要領で収納しましょう!

情報提供:整理収納アドバイザー 角一 まり子

みなさんは必要な書類や文房具をすぐに取り出せず、探すことに時間を費やした経験はありませんか?書類やダイレクトメール(DM)が山積みとなり、片づけはつい後回しになってしまう…なんてこともしばしば。チラシ、レシートやDMを始め、学校からのお知らせなど、家庭に入り込んでくる書類の数は年々増える一方。家庭では会社と違って書類の処分に明確なルールがなく、そうしたことに悩まれている方も多いかと思います。

受け取る側の意思に関係なく、送られる書類…一方的な情報は時に必要か不必要かも判断しづらく、しばらく放置しておくとどんどんたまっていきます。気がつけばすぐに片づけのハードルが高くなってしまっていて、まとめて紙袋に入れたり、いつかゆっくり見よう…とテーブルの片隅に山積みになってしまうことも。

何から手をつけてよいのかわからない、書類がぐちゃぐちゃで困っている方は、まず「分類」することからスタートしてみましょう。書類を分類し、自分にあった簡単なルール作りから始めてみませんか?

「分類」することで管理しやすく、わかりやすく!

たくさんのモノを分ける作業をする際の分け方を「分類」と言いますが、分類には「ツミアゲ式」と「ワリツケ式」の2つの方法があります。

「ツミアゲ式」の分類方法
言葉の通り、「ツミアゲ式」では細かいいくつもの種類のモノ(書類)を同じグループで集めて「小分類」を作り、複数のグループをまとめて「中分類」にし、さらに「中分類」を同じグループでまとめ「大分類」としていきます。

例えば文房具を「ツミアゲ式」で分類してみましょう。多様な文房具1つ1つのアイテムをまとめていきます。

[ 1 ] アイテムをまとめて小分類に、さらにまとめて中分類に
・「小分類」はさみ・カッター → 「中分類」切るモノ
・「小分類」鉛筆・ボールペン・シャープペン → 「中分類」書くモノ
・「小分類」のり・セロテープ → 「中分類」貼るモノ

[ 2 ] 中分類をまとめて大分類に
・「中分類」切るモノ・書くモノ・貼るモノ → 「大分類」文房具

「ワリツケ式」の分類方法
「ツミアゲ式」に対して「ワリツケ式」では大きな分類を決め、そこからさらに細かく分けていきます。

書類整理をする時は、「大分類」→「中分類」→「小分類」というように進めていくワリツケ式がとても効率的です。「大分類=保険」→「中分類=夫・妻」→「小分類=生命保険」などといった具合となります。ざっくり分けて、細かくしていくという分け方です。

まずは、簡単に取りかかることができる「大分類」から始めてみましょう。書類を例にすると、大分類を、「貯蓄・保険・年金・税金・住宅・医療・取扱説明書・子ども」などというように自分が受け取る書類の中で大きく分けます。さらにそれぞれのグループを、1つずつ「中分類」→「小分類」というように細かくしていきます。

細かく分け過ぎると管理しづらいのでNG!
書類を分類する時に注意したいのは、あまり細かく分け過ぎないことです。例えば、子どもの持ち帰るプリントと一口に言っても、家庭によっては「学校」「塾」「ピアノ」など複数の種類があり、兄弟がいると同じ内容のモノがあったりします。

これらの中には、返信が必要なモノ、授業料やお月謝などの金銭に関わるモノなど、必ず処理しなければならない大切な書類がある一方で、目を通すだけでよい毎月発行のお便りのようなモノもあります。目を通せばよいお便りの類は、管理の必要はありません。また、更新頻度が低いものも「学級だより」「ほけんだより」「今月の塾上位者」…などと細かく分けてもあまり意味がないのです。

「年間予定」「授業料」「お便り」など大きな見出しを作って分類し、処理が必要なサイクルに合わせて更新できるルールを作りましょう。

「分類」をすることで、書類の全体量がわかります。自分のライフスタイルに合わせて管理しやすい分け方を見つけましょう。

書類の整理収納方法とは?

書類の大半は郵送などで自分の意思と関係なく入ってくるモノではないでしょうか?気がつけば増え、必要か不必要かの判断もできないまま積み上げてしまい、どこに何があるかわからなくなり、そのうち雪崩のように崩れてしまう…。

また文房具の場合は、見つからないと言っては買い、もらっては増え…知らないうちに大量になっているということはありませんか?少しの工夫や「整理収納法」を理解し実践することで「使いやすく、戻しやすい仕組み」は整います。書類や文房具が溢れない、すっきりとした空間を手に入れましょう!

書類は立てて収納
まず、書類は平置きにせず、必ず立てて収納しましょう。立てて収納することで一気に見やすくなり、管理もしやすくなります。

パソコンのファイル管理のように整理
書類整理は、パソコンのファイル管理と同じイメージで始めてみましょう!フォルダに名前を付けて保存するように、ファイルケースやクリアファイルに見出しをつけて、どこに何が入っているのかわかるようにしましょう。見出しを付箋にすれば、中身が変わっても簡単に取り替えができます。

グループごとにファイルに収納
続いて、クリアファイルやファイルケースごとにグループにまとめて管理しましょう。例えば、生命保険や自動車保険、賃貸やローンの契約書などの重要な書類。これらの書類は「保険」「自動車」「住宅」などというように、ファイルに見出しをつけて分けます。グループごとに管理しておくとパッと取り出すことができます

突然の事態にも対応可能に!
また、送られてきた書類の行き先が決まることで、ためることなくサッと収納することができます。契約書など重要書類は頻繁に見るモノではないですが、突然必要になる書類です。見出しをつけわかりやすく分けておくことで探しやすくなり、突然の事態にも対応できます。

定期的な見直しも忘れずに
なお、たまりがちな書類は定期的に見直しすることも大切。ファイルがいっぱいになってきたら中身を一度出して、期限が切れているモノや、定期的に更新されているモノは処分するようにしましょう。

書類の分類・整理収納方法がわかったところで、次は代表的な書類や文房具について、具体的に整理収納方法をご紹介していきます!

保証書、取扱説明書の整理収納方法とは?

取扱説明書や保証書は、電化製品などを購入すれば必ずついてきますよね。これらの書類は意外にかさばりますし、とりあえず故障した時のために置いている…という方も多いのではないでしょうか?ではその保管方法へと進みましょう。

ファイルに入れてインデックスシートをつける
取扱説明書はクリアポケットつきのファイルに入れインデックスシートをつければ、見たい時に見たい説明書がサッと取り出せます。一冊にまとめ、1ヶ所に保管しましょう。説明書はメーカーのサイトで見られるモノもありますので、スペースがなければ処分できるモノは処分しましょう。

ジッパー付き小袋も大活躍
小さな保証書や説明書は、中身が見えるジッパー付き袋などにまとめます。保証書・説明書など行き先を決めてバラバラにならないようにすることもポイントです。多くの電化製品は一年程度で保証期間が終わるので、一年ごとに不要な保証書をチェックすることも忘れずに!

DMなどの整理方法を伝授!

だんだんと整理も進んできましたね。それでは望んでいなくともほぼ毎日入ってくる、DMの片づけ方法に行きましょう。

今後見ないモノは即処分
ポストに入ったチラシやDMなどは、もらった瞬間に「必要か、そうでないか」を判断し、不要ならすぐに処分します。残しておいても今後見ないモノは判断を後回しにせず、必要なモノだけ残す習慣をつけましょう。

玄関にゴミ箱を用意
毎日処分する紙モノは、処分しやすい環境を作っておくことも大切です。玄関にゴミ箱を用意し、チラシなどを外から室内に入れない工夫も効果的です。

一時置き場を用意
時間がなくすぐに処分できない場合、むやみにテーブルやカウンターに置くのではなく、一時置き用のカゴなどを用意しておくと、散らかりにくく見直しやすくなります。

書類のデジタル化
家庭に入ってくる紙モノはデータ化して残す、という考え方もあります。こうしたデジタル収納を取り入れてみるのもおすすめです。家電の取り扱い説明書などは、いつか必要になりそう、でも必要かどうか迷う、ということはありませんか?このようなモノはスキャナーで読み込んでデジタル化し、ペーパーレスを目指すと書類がたまることなく保存でき、管理しやすくなります。

書類をスキャナーで保存した際は、種類や人物別フォルダに分けることにより、探しやすく、どんな時でも検索できる状態を作っておきましょう。スマートフォンの専用アプリを使用すれば、保存したデータを共有することもできますよ。自分のライフスタイルに合わせて、書類の整理力をアップさせましょう!

子どもの幼稚園・学校関連書類の整理方法とは?

子どものいる家庭では学校からのプリントが多く、整理に困る方が多いかと思います。以下のポイントを押さえて、確実に整理していきましょう。

ざっくりと4つに分類、あとは整理するだけ!
まずは以下の4種に分類し、ルールに則って処分していきましょう。意外と簡単ですよ!

[ 1 ] 読んだらすぐ処分するもの
学校だより、ほけんだより、イベントのお知らせ、不審者情報など

[ 2 ] 提出期限などがあるもの
参加の申し込みなど、記入して提出する必要があるもの

[ 3 ] 一時的に保管するもの
1ヶ月の行事予定、学年通信、行事のお知らせなど

[ 4 ] 1年間保管するもの
連絡網、年間行事予定など

また、プリントは手にしたその場でチェックしましょう。ただでさえすぐにたまってしまう書類です、もらった時点で要・不要の判断を!

保存場所は1ヶ所に決めておくと探すことなし!
すぐにチェックできない場合は、一時的なボックスにひとまとめにしておきます。時間がある時に、ボックスの中をチェックして分類すればよいでしょう。

「整理の流れ」を作るとたまりにくい
紙モノの情報は、家に入ってから外部に出ていくまでの整理の流れを作ることが大切です。一度そうした流れができてしまえば、あとは機械的に整理していけばよいだけ。これで十分たまりにくくなります。子どもと相談しながら整理しやすい方法を考えて、協力してもらってもよいですね。

買い物レシート、公共料金領収書などの整理方法とは?

レシートや公共料金領収書などの書類について、目的と保管期間の目安を考えてみましょう。

買い物レシート
目  的:家計簿に記入及び入力するため
保管期間:処理が済んだら破棄

目  的:品質に問題があった場合の返品・交換のため
保管期間:約1週間

公共料金(電気・ガス・水道)領収書
目  的:支払い確認のため→保管期間:引き落としを確認したら破棄
目  的:お客様番号等が知りたい→保管期間:次の領収書が来るまで(常に最新の領収書1枚を保管)

これらの書類の保管については、後から探しやすく、かつ破棄しやすいことが大切です!返品・交換を想定する場合、家計簿に記載後1週間は保管しましょう。月曜から日曜までの曜日別フォルダを作成し、保管と破棄のローテーションを組みます。その日に家計簿に記入できないことも想定して、「未処理」の書類を入れる所があると便利です。

またレシートや公共料金、クレジット関係など、保管する書類が複数ある場合は、ファイルボックス1つにまとめるとスッキリ整理できます。なお、保管と破棄の循環が滞ることが、ゴチャつきや紛失の原因になります。まずは、簡単で守ることができるルールを考え、書類がたまらない仕組みを作りましょう!

ペンやはさみなど文房具の整理収納法とは?

先にも挙げましたが、知らないうちに増えているのが文房具というものです。目的もなく色々な場所に文房具が置いてあるということはありませんか?さあ、こちらも片づけていきましょう。

持っているモノを全て出してみる
まずはいったん持っているモノを全て出し、「ボールペン・マーカー・マジック」というように種類別に分けます。インクが出ないモノや、書きづらいモノが出てきたら迷わず処分しましょう。

使いやすい収納場所を決める
収納する場所は、スペースに合わせて引き出しでもペン立てでも、トレイでも構いません。何より使いやすく戻しやすい定位置を決めることがポイントです。家に固定電話がある方は、電話の近くにペンとメモがあると便利ですよね。家族みんなが使う場合は、リビングのチェストやテレビ台の下など、目的に合わせ家族が使いやすく戻しやすい定位置を決めましょう。

また、定位置を1ヶ所に決める必要はありません。使う用途に合わせてグループ分けも考えてみましょう。例えば、宅配便を出す機会が多いなら、「送り状・ボールペン・はさみ・ガムテープ」などをまとめた荷造りセットを作っておくと使う時にサッと準備ができますよ。

空間を仕切って収納
文房具は細かいモノが多いのでごちゃつきやすくなります。引き出しに収納する場合、その引き出しの高さに合うケースを使用し、ペンや付箋など種類ごとに収納します。また収納する際はきちんと空間を仕切って、取り出しやすくしましょう。引き出しなどの四角い空間には四角い収納グッズを使用します。100円グッズでも仕切りの動かせるカゴなどを選び、細かいモノも使いやすく収納しましょう。

ライフスタイルや家族の動きを見て、「どの場所にどのような文房具があると便利かな」と日々の行動を見直すと考えやすいかと思います。

整理収納で情報整理!ワンランク上の快適空間を

処分する判断が難しい書類やたまりがちな文房具は、それぞれに合った整理収納法を知ることでグッと管理しやすくなります。情報社会だからこそ、書類整理にはいつも新鮮な情報を得ることができる仕組み作りを心がけましょう。また、文房具は決してたくさん持つ必要はありません。お気に入りのペンを見つけることで、モノを大事にし、増やさない工夫もしてみてください。

片づけを後回しにしがちなモノにもしっかり向き合うことで、ワンランクアップした快適な空間が整いますよ。

情報提供:整理収納アドバイザー 角一 まり子

整理収納アドバイザー2級認定講師、ファイリングデザイナー2級。インブルーム株式会社にて多くのお客様のご自宅で整理収納サービスを行う。世代や環境に合わせ、様々な角度から「快適で暮らしやすく、そして美しい」空間づくりを提案。